18-19_SAD-06

Cégep Marie-Victorin

Agente ou agent de soutien administratif, classe I (poste à temps complet)

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Agente ou agent de soutien administratif, classe I

Poste, en vertu de la clause 5-1.04

Geneviève Perreault, directrice adjointe des études

Marie-France Bérard, coordonnatrice

Direction des études

Service de l'organisation et du cheminement scolaires

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d'emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l'application des conditions d'emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d'activités.
Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l'inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l'intérieur du collège.
Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle initie au travail les nouvelles personnes.
Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • est affectée au guichet du Service de l'organisation scolaire et agit en qualité de caissière;
  • assiste la clientèle, notamment dans sa démarche d'admission, de choix de cours, de changement de programme, de reproduction de documents;
  • s'occupe de l'ensemble des opérations liées à l'admission (téléchargement des données par fichier électronique, saisie de données, envoi des lettres d'admission, production de statistiques d'admission, etc.);
  • effectue l'entrée des verdicts d'admission du SRAM;
  • répond au courriel des étudiants internationaux;
  • assure un suivi des demandes de changement de programme ou de profil;
  • convoque les étudiants aux tests et aux entrevues d'admission et fait les suivis;
  • répond par téléphone ou par courriel aux diverses demandes d'information, selon les besoins du service;
  • assure le suivi du courrier à retourner;
  • participe aux inscriptions de la formation continue;
  • assure un suivi des dossiers des étudiants et stagiaires étrangers internationaux.

La personne peut être appelée à :

  • vérifier les dossiers des étudiants et faire les suivis des pièces manquantes relativement au statut de résident du Québec ou des étudiants étrangers afin qu'ils soient conformes aux règles et aux politiques en vigueur;
  • accueillir et transmettre à la clientèle les renseignements relatifs aux processus et aux procédures en vigueur;
  • participer aux opérations massives du service et faire de la saisie de données;
  • tenir à jour les dossiers des étudiants, produire différents rapports, émettre les cartes d'identité et complèter divers formulaires;
  • assurer la mise à jour du procédurier lié à ses fonctions de façon régulière;
  • offrir un soutien aux enseignants et aux étudiants quant à l'utilisation du système Omnivox et des applications MIO, Léa;
  • effectuer le classement inhérent au travail participer à l'épuration et à l'archivage des dossiers.
 

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

 

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et la communication;

Très bonne capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers en même temps;

Bonne capacité à travailler sous pression avec des échéances serrées;

Bonnes aptitudes pour l'analyse, avoir le souci du détail et savoir faire preuve d'un bon jugement;

Bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir test de français niveau II);

Bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, etc.);

Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (parlée et écrite);

Être en mesure d'utiliser les progiciels CLARA, Omnivox, Charlemagne, Socrate, SRAM, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s'avère nécessaire;

Connaissance des opérations administratives du milieu collégial est un atout.

Test d'habiletés
Test de français (niveau II)
Test de rédaction
Test de Word
Test d'Excel
 
19.92$22.74$7000 Marie-Victorin, Montréal, Québec, Canada, H1G2J6

Du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h

L'horaire peut varier entre 7 h 30 et 22 h, lors des périodes d'inscriptions et de certaines opérations de la rentrée.

Kathleen BazileVers le 20 août 201818-19_SAD-06

En vertu de la clause 5-1.04 de la convention collective, faire parvenir votre candidature
(lettre de motivation et curriculum vitae, de préférence dans un seul document) 
au plus tard le 10 août 2018. 

Si vous visualisez cette offre d'emploi hors de notre site Internet, veuillez postuler par l'accès :
www.collegemv.qc.ca / rubrique "Emplois" ou en accédant directement à notre module libre-service d'emploi par postulez.collegemv.qc.ca

Affiché le 10 juillet 2018.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue de sélection seront contactées.

Le Cégep Marie-Victorin applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à s'identifier et à présenter leur candidature. Nos outils de sélection pourraient être adaptés selon les besoins des personnes handicapées.

(L'usage du genre masculin inclut le genre féminin; il n'est utilisé que pour alléger le texte)

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Primary Address

7000, rue Marie-Victorin
Montréal, Québec, H1G 2J6