S2019-505-270-01S

Collège Montmorency

Agent(e) de soutien administratif I - Événementiel

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Agent(e) de soutien administratif I Événementiel Direction des ressources humaines et des communications

de concours S2019-505-270-01S

Nature du poste : Surcroît de travail Classe d’emploi : Agent(e) de soutien administratif I Supérieur immédiat : Marilyn Doucet, coordonnatrice Échelle salariale :Entre 20,76 $/heure et 23,22 $/heure Nombre d'heures de travail : Entre 28 et 35 heures / semaine Horaire de travail: Du lundi au vendredi entre 8h et 17h, à déterminer Durée du mandat : À la fin du processus de sélection jusqu’au 31 janvier 2020 avec possibilité de prolongation Date limite de remise des candidatures : Le 11 novembre 2019, 16 h Lors d’événements, la personne pourrait être appelée à travailler en soirée, tôt le matin ou les fins de semaine.

NATURE DU TRAVAIL Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS ET CARACTÉRISTIQUES Vous trouverez le contenu de la description du corps d’emploi à l’adresse suivante : http://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/plans-de-classification/

DE FAÇON PLUS SPÉCIFIQUE Sous la supervision de la coordonnatrice au service des communications, l’agente ou l’agente de soutien administratif I est responsable des tâches suivantes :

Organisation d’événements spéciaux • Collaborer à la logistique des événements (négociation et suivi avec les fournisseurs, achats, recherche visuelle et sonore, montage et décoration de la salle, etc.) ; • Prendre en charge des volets de l’organisation des Portes ouvertes, des festivités du 50e anniversaire du Collège, des Cérémonies de fin d’études, des activités de la rentrée et de reconnaissance pour le personnel ainsi que d’autres activités ponctuelles ; • Confectionner des listes d’invités, préparer et expédier des invitations, effectuer une relance téléphonique et recevoir les confirmations des présences ; • Recruter des étudiantes et des étudiants pour travailler lors des événements. Faire le suivi de leur embauche et coordonner leur travail ;

Bureautique et suivis • Assurer le secrétariat de l’équipe des communications, du plan média et des festivités du 50e; • Préparer des présentations PowerPoint et faire de la mise en pages de documents Word ; • Préparer des tableaux de suivi et d’analyse ; • Rédiger et diffuser les avis de décès ou de naissance et faire le suivi des dons associés ; • Mettre en page et diffuser des communiqués, notamment le communiqué hebdomadaire préparé dans MailChimp ; • Réviser des documents corporatifs ; • Faire des recherches de photos et classer des photos ; • Remplacer occasionnellement la personne à l’accueil de la Direction des ressources humaines et des communications ;

Web et outils numériques • Mettre à jour des pages Web ; • Rédiger et entrer des événements dans le calendrier Web et gérer ce calendrier ; • Rédiger et mettre en ligne des nouvelles brèves sur le site Web ou dans l’Intranet ; • Rédiger des messages pour l’affichage dynamique numérique. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe demandée par sa supérieure immédiate. QUALIFICATIONS REQUISES SCOLARITÉ Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. EXPÉRIENCES Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente. CONDITIONS PARTICULIÈRES • La connaissance du français (vérifiée par tests) ; • Aptitude à utiliser efficacement les outils informatiques de la suite Office (Word, Excel et PowerPoint) (vérifiée par tests) ; • Aptitudes à effectuer divers travaux reliés à la fonction (vérifiées par tests).

Toutes les personnes intéressées sont invitées à postuler en ligne, à l’aide du portail de recrutement.

https://enligne.cmontmorency.qc.ca/finnet/login.asp

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Fondé en 1969, le Collège Montmorency est la seule institution d’enseignement collégial à Laval. Il accueille une population étudiante d’environ 7 300 élèves à l’enseignement régulier, dans l’un ou l’autre des cinq programmes préuniversitaires ou des 20 programmes de formation technique offerts. Le Collège compte sur la compétence et le dévouement de son personnel de quelque 850 personnes, dont plus de 550 enseignantes et enseignants au secteur régulier et de plus de 100 à la formation continue.


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