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Sous l’autorité de la direction du Centre d’études collégiales de Montmagny, le titulaire de l’emploi effectue diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Description de l’emploi

• Concevoir, composer et rédiger, selon les normes et les standards, différents documents (comptes rendus, bilans, tableaux de bord, rapports, protocoles), ainsi que la correspondance courante;

• Effectuer des recherches, préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes et en assurer le suivi;

• Tenir à jour les échéanciers, en vérifier le respect ainsi qu’assurer le suivi auprès des personnes concernées;

• Tenir à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes. Dresser les comptes rendus de réunions et assurer les suivis nécessaires;

• Conseiller et soutenir le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;

• Assurer divers suivis auprès des différentes catégories de personnel (enseignants, personnel de soutien, professionnels), des parents, des étudiants et d’autres personnes, lorsque nécessaire;

• Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment Teams, Facebook, Excel et Word;

• Planifier, organiser et contribuer à la réalisation des différents évènements (remise des diplômes, gala, portes ouvertes, accueil du personnel, défi-évasion, etc.);

• Assurer la conception, le suivi et l’analyse de sondages, de chiffriers, de bases de données dans Excel ou tous autres documents sur des plateformes à distance comme OneDrive et Microsoft Teams;

• Préparer et assurer l’envoi et les suivis de correspondance et de différents documents à nos partenaires, nos clients et nos étudiants incluant la fusion de coordonnées (dépôt de projets, rapports, suivis de demandes, etc.);

• Participer au système de classement du Cégep;

• Sur approbation de la direction, elle s’occupe de la gestion des horaires d’ouverture et de fermeture du Centre d’études et du suivi des absences du personnel non enseignant;

• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente;

• Maîtriser la suite Office et la langue française*.

*Des tests de sélection pourraient être demandés.

Lieu de travail// Cégep de La Pocatière

Horaire de travail // Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h. L’horaire peut varier en fonction des activités du service.

Salaire // De 22,54$ et 26,00$ de l’heure

Date d’entrée en fonction// 8 mai 2023

Avantages// Fonds de pension, programme d’aide aux employés, installations sportives

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Situé aux abords de la magnifique région du Bas-Saint-Laurent, le Cégep de La Pocatière est une maison d’enseignement collégial reconnue pour son dynamisme et la qualité de sa formation. Avec son centre d’études collégiales à Montmagny, le Cégep de La Pocatière étale son rayonnement de Montmagny – l’Islet au Kamouraska et accueille chaque année près de 1 000 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier et plus de 500 à la formation continue. Sa réputation d’excellence se confirme par le haut niveau de réussite de sa clientèle. Le Cégep est également un fier partenaire de la recherche, trois centres collégiaux de transfert technologique (CCTT) y étant affiliés. Fort de la diversité et de la qualité de son offre de formation, de l’expertise de son personnel et de son implication importante dans le milieu, le Cégep joue un rôle prédominant dans le milieu socioéconomique régional. Par son offre de formation et son expertise en haut savoir, le Cégep contribue à la vitalité de la société québécoise et de sa région.

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