2019-2020-01

Collège d'Alma

Secrétaire de direction à la Direction générale 2e affichage

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(personnel non syndiqué, poste permanent)

Nature de l'emploi Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire de ce poste est responsable de la gestion des activités administratives de la direction. Elle contribue au bon fonctionnement de celle-ci en ce qui a trait à la logistique organisationnelle, aux relations avec l’ensemble de la communauté interne et externe. Elle effectue des travaux administratifs et techniques relevant de la direction générale.

La personne titulaire aura notamment les responsabilités suivantes :

• effectuer le travail de secrétariat relevant de la direction générale, notamment la rédaction de lettres, de communiqués et de rapports tels que plan stratégique, plan d’action institutionnel, rapport annuel, etc.); • gérer l’agenda, les courriels et les inscriptions aux différents comités et événements de la direction générale; • collaborer à la planification et à l’organisation des activités de logistique pour les rencontres, les comités et les événements; • assister à la régie administrative et en rédiger le compte-rendu; • élaborer des échéanciers de travail, des calendriers de rencontres et des processus de travail, de concert avec la direction générale et en faire le suivi; • participer à la révision linguistique des documents avant leur publication; • tenir la gestion documentaire; • effectuer les demandes d’achat ou de service liées à cette direction; • faire les liens avec le ministère; • au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Affaires corporatives : • assurer le secrétariat des diverses instances en collaboration avec le secrétariat général, telles que conseil d’administration, commission des études, comité exécutif; • rédiger les projets d’ordre du jour, les projets de résolution, les procès-verbaux pour approbation, élaborer les projets de calendriers annuels, assurer l’envoi des convocations et des documents pertinents en collaboration avec le secrétariat général et la direction générale; • effectuer le suivi pour la nomination des membres du conseil d’administration en collaboration avec le secrétariat général et la direction générale; • assurer le soutien à la fondation du Collège; • avoir la garde du sceau de l’établissement, des dossiers et des documents du conseil d’administration, du comité exécutif et de la régie interne.

Profil recherché La personne recherchée est en mesure de démontrer qu’elle possède la connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat de direction; la capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités, la capacité élevée à résoudre des problèmes dans un court délai et dans une perspective de recherche créative et dynamique de solution, de très bonnes habiletés pour la communication, le travail en équipe, la collaboration, les relations interpersonnelles et les relations publiques pour offrir un service à la clientèle de qualité. Elle devra également faire preuve d’autonomie, d’initiative, de jugement, de polyvalence, de souplesse, de dynamisme et de créativité.

Exigences • Diplôme d’études collégiales avec option appropriée, notamment en techniques de bureautique et six (6) années d’expérience pertinente ou toute formation et expérience jugées pertinentes; • Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et excellente capacité de rédaction; • Maîtrise des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.); • Connaissance du milieu collégial est considéré comme un atout. • Réussir une épreuve de français.

Conditions salariales Le traitement est à déterminer selon l’expérience.

Entrée en fonction L’entrée en fonction est prévue pour avril 2020.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et répondez aux exigences, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre d’une page expliquant vos motivations à occuper cet emploi avant 16 h, le jeudi 2 avril 2020.

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Cette chaleureuse ville de 32 000 habitants se trouve au coeur d'un territoire agricole et industriel, où l'industrie papetière et celle de l'aluminium jouent un rôle important dans son économie. Reconnue pour le dynamisme de ses organismes et intervenants culturels, Alma possède des infrastructures qui n'ont rien à envier aux plus grandes agglomérations.

Situé à quelques pas du centre-ville, le Collège d'Alma accueille au secteur régulier près de 1 000 élèves venus de partout au Québec et de l'étranger; il reçoit également près de 400 personnes en formation continue.


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