SO-807

Collège Lionel-Groulx

Secrétaire administrative

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| NATURE DU TRAVAIL | Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

| QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES | • La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes ; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect. • Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes ; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence. • Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies. • Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. • Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service. • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

| DE FAÇON PLUS SPÉCIFIQUE | • Soutient la Directrice adjointe des études du service dans son travail : - Tient à jour des agendas (Outlook), prépare des avis de convocation et participe à l'organisation de réunions ; - Effectue des tâches liées à la gestion du personnel des membres du service, s’il y a lieu, à l’aide de COBA (RH) ; - Effectue des tâches liées au suivi budgétaire à l’aide de COBA (Finances) ; - Complète les réquisitions et les bons de commandes du service à l’aide de COBA (Finances) ; - Saisit et vérifie les données dans différents systèmes de gestion d'information ; - Effectue et organise le classement et la conservation des dossiers du service ; - Collabore au maintien de l'inventaire et de l'acquisition des fournitures de bureau pour le service. • Collabore à l’ensemble des opérations liées au service (admission des étudiants, saisie des décisions, préparation et envoi des documents, retour des dossiers au SRAM, changements de programmes ou de profil, demandes de transfert de collège, les modifications de choix de cours, reclassement en anglais, suivis des dossiers des étudiants internationaux, suivis des étudiants sous contrat, vérification des DES) ; • Soutient les aides pédagogiques individuelles (API) et les techniciens du service dans la réalisation leur travail ; • Reçoit les différentes communications liées au registrariat et en assure le suivi ; • Assure les suivis aux demandes ou aux plaintes des étudiantes et des étudiants ainsi qu’aux employés du collège en ce qui a trait aux opérations du service ; • Transmet les renseignements relatifs aux processus et aux procédures en vigueur ; • Participe aux opérations massives du service et effectue de la saisie de données ; • Effectue le classement inhérent à son travail ; • Effectue des tâches de secrétariat reliées à la préparation de différents dossiers, correspondance, composition de lettres et communiqués de même que les tâches de secrétariat pour les réunions auxquelles elle assiste ou non : - envoi massif - avis de convocation - procès-verbaux et suivi, verbatim ; • Lorsque demandé, assure le suivi des dossiers communs aux employées de soutien du service. À ce titre, elle pourrait collaborer dans des dossiers autres que les siens. • Est répondante pour le service en ce qui a trait à la qualité de la langue dans les textes.

| QUALIFICATIONS REQUISES | | SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE | Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

| AUTRES EXIGENCES | • Habiletés avancées dans l’utilisation d’un traitement de texte de type Word (40 mots/minute), et habiletés de niveau intermédiaire dans l’utilisation d'un tableur de type Excel*, d’un gestionnaire d'informations personnelles et de courrier électronique de type Outlook, d’un créateur de fichier PDF de type Acrobat Pro. • Connaissance d’une base de données de type Access, du logiciel Coba ainsi que des rouages du cheminement scolaire serait un atout. • Capacité de travailler avec des procédures complexes. • Capacité à gérer des échéanciers serrés, à travailler plusieurs dossiers à la fois, à déterminer les priorités et à offrir un excellent service à la clientèle. • Maîtrise du français très élevée tant à l’oral qu’à l’écrit (révision linguistique/référence pour le service) pour satisfaire aux exigences de notre Politique sur la valorisation de la langue française (test de compétences linguistiques. Le seuil de réussite est de 70 %). * Des tests seront exigés pour le traitement de texte et le tableur électronique s’ils n’ont pas déjà été passés. La personne salariée à l’emploi du Collège n’a pas à subir de test relativement à sa connaissance d’un logiciel qu’elle utilise déjà et qui est identique ou de même nature ou d’une version différente de celui exigé par le Collège. (5-1.03 de la convention collective du personnel de soutien). La personne embauchée s’engage à suivre la formation nécessaire et à maîtriser les logiciels et applications mentionnés sur l’affichage.

HORAIRE DE TRAVAIL : Lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible

TRAITEMENT : De 20,98 $/h à 24,22 $/h

Pour les personnes de l’externe, veuillez remplir votre profil de candidature en ligne sur notre portail de recrutement. Vous pouvez y accéder en faisant ctrl + clic sur le lien suivant : http://www.clg.qc.ca/dotation. Toute demande d’emploi soumise autrement pourrait ne pas être considérée. Pour les personnes déjà à l’emploi du Collège, vous devez postuler en ligne en passant par votre dossier dans Paie.net. Les candidatures seront acceptées au plus tard le 24 octobre 2019 à 16 h.

Le Collège Lionel-Groulx souscrit à la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Le Service des relations humaines du Collège Lionel-Groulx remercie de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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Le Collège Lionel-Groulx est toujours à la recherche de personnel qualifié, compétent, motivé et enthousiaste!


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